Procès-Verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion asbl
Vaux-sur-Sûre, le 13 décembre 2018
Administrateurs présents : Pascal ARCHAMBEAU – Guy GUEIBE – Martial POOS – Yannik DUFOUR – Jean-Luc VANDEWALLE – Eric DZIECHCIAREK – Jacques FLASSE – Jacques CHARNEUX – René GODFRIND
Administrateurs excusés: Jean-Claude LEJEUNE
La séance est ouverte à 20 :12 par le président du C.A.
ORDRE DU JOUR:
1 – Approbation du Procès-Verbal de l’A.G. tenue le 25 novembre 2018
Le P.V. rédigé à l’issue de l’A.G. est approuvé à l’unanimité.
Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
2 – Election du bureau 2019 – 2021
Martial POOS se présente comme Président et est élu par 9 voix sur 9
René GODFRIND se présente comme Secrétaire et est élu par 9 voix sur 9
Yannik DUFOUR se présente comme Trésorier et est élu par 9 voix sur 9
Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
3 – Répartition des tâches afférentes aux administrateurs
Jean-Claude LEJEUNE
Inscriptions aux randonnées
René GODFRIND
Organisation des circuits (demandes communales, assurer le traçage, contacter les traceurs et les ramasseurs de panneaux)
Mise à jour du site hors tableaux.
Guy GUEIBE & Jacques CHARNEUX
Achats des ravitaillements pour les organisations, contacter les gens qui servent aux ravitaillements, dépannages, préparation des bacs …
Pascal ARCHAMBEAU
Calendrier des sorties (Pays Haut, F.F.B.C.., Jaunes-Oranges,
Mise à jour des tableaux (Ma Saison, Challenge Louvigny et des kilomètres).
Martial POOS
Publicité de nos randonnées (Réflexion endroits de distribution des flyers)
Responsable des petits circuits
Mise à jour des statuts au moniteur.
Jacques FLASSE
Responsable des repas du Club (Repas équipements, barbecues au Club- House …).
Yannick DUFOUR
Trésorerie
Eric DZIECHCIAREK & Jean-Luc VANDEWALLE
Assistance lors de l’ A.E.C. (Commande boissons, aides diverses, remplacements si absence, …)
Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
4 – Choix des dates des réunions du C.A. pour 2019
Préparation repas – jeudi 24 janvier 19h30
Préparation G.G. & M.R. (30/3/19) – jeudi 14 mars19h30
Préparation A.E.C. (4/5/19) – jeudi 4 avril & jeudi18 avril 19h30
Préparation Vallonnée (4/8/19) – jeudi 18 juillet 19h30
Préparation A.G. (24/11/19) – jeudi 7 novembre 19h30
A.G. – dimanche 24 novembre 10h30
Débriefing A.G. – jeudi 12 décembre 19h30
Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
5 – Préparation du repas de remise des équipements du 2 février 2019
Repas au Ba-à-Thym dès 19 :00.
Menu proposé par Coluche : araignée de porc – wok de légumes – gratin dauphinois.
Apéro : Jacques FLASSE ramène du Crémant d’Alsace et du vin blanc, nous partons sur les mêmes vins pour 80 environ personnes. Eric DZIECHCIAREK se charge d’aller chercher le Croze Hermitage au Colruyt (+ chips 2 boîtes de 20 petits sachets + 5 gros sachets divers). Jacques FLASSE prévoit tire-bouchons, décapsuleur, serviettes papier, …
Dessert : Jean-Luc VANDEWALLE propose une surprise. (+ Cacahuètes)
Bières : (3 Orval, 1 Chimay, 2 Leffe Blonde, 1 brune et 1 Ruby, 2 Saint-Feuillien, 1 Rochefort, 1 Maes, coca – eau plate et pétillante en 1litre – jus d’orange). Martial POOS se charge des boissons chez Ardenne-boissons.
René GODFRIND se renseigne pour le nombre de verre à vin, flûtes, tasses et assiettes dans la salle. IL descendra les verres à bières spéciales du local.
Préparation de la salle : Jacques FLASSE, Guy GUEIBE et Jean-Luc VANDEWALLE la veille en soirée.
Yannick DUFOUR prépare la caisse avec monnaie.
Pascal ARCHAMBEAU prépare des tickets-boissons par 10.
Guy GUEIBE prépare le samovar pour le café. (Voir si assez de lait, sucre, touillettes)
Rangement de la salle (Remettre les chaises et table dans un coin). On reprend les assiettes pour lave-vaisselle.
Prix du repas : 25 € (apéro – plat – dessert – café)
Prix des boissons : bières spéciales : 3 € ; softs : 1,5 € ; bouteille d’eau : 4,5 € ; bouteille de vin : 10,5 €
Animation – Musique : René GODFRIND demande à Damien LEJEUNE si ok pour « animer »
Service bar : les membres du C.A. feront une tournante derrière le bar.
Réservation au plus tard le 22 janvier.
Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
6 – Debriefing de l’A.G. du 25 novembre 2018
Ne plus prévoir de boissons durant le vote.
Ne pas distribuer les bulletins dans les tables mais les donner individuellement.
Laisser l’ensemble des questions pour le tour final (sauf question bien précise concernant le point en discussion).
Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
7 – Divers
Jacques FLASSE
Réfléchir à intégrer des « nouveaux » dans les postes de ravitaillement.
Il veut bien proposer des sorties sur le vélodrome de Jemelle – René GODFRIND répond que si des dates sont fournies, il les mettra sur le site.
René GODFRIND
Sponsors et pub randonnées (Que chacun cherche de son côté pour trouver 1 ou 2 sponsors à une centaine d’euros).
Envoyer les mémentos des organisations aux nouveaux membres du C.A.
Eric DZIECHCIAREK
« Qui peut me dire comment rouler l’hiver quand il fait mauvais (rouleau) » ?
Damien LEJEUNE a envoyé un mail avec des idées.
Jean-Luc VANDEWALLE – RAS
Jacques CHARNEUX – RAS
Guy GUEIBE – RAS
Yannik DUFOUR – RAS
Pascal ARCHAMBEAU
« Quid d’un mail concernant les vacances du Club et le week-end dans le Vercors » ? Réponse de René GODFRIND – « Je n’envoie plus de mails car il n’y a jamais de nouveaux pour les vacances donc pas d’intérêt d’envoyer de mail – Je veux bien envoyer un mail mais en étant pratiquement certain que personne en plus ne viendra ».
Pascal a tout de même l’impression que René fait son groupe à lui et que tout le monde n’est pas prévenu…
Martial POOS
Suppression de la rubrique « Membres » et envoyer le tableau Excel aux membres.
Pour les paniers boissons du challenge, pourquoi ne pas intégrer de la charcuterie? – Réponse du C.A. « On ne change rien ».
Envoyer des cartes de vœux aux sponsors (équipements et polo et commune de Esch-sur-Sûre)
Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
La séance est levée à 22h44.
Pour le Conseil d’Administration : René GODFRIND
Président – Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57
Secrétaire – René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76