Conseil d\’administration 15 décembre 2021

 

Procès verbal du Conseil d’Administration
de Vélo Passion ASBL

 

 Vaux-sur-Sûre, 15 décembre 2021
 
Administrateurs présents :    Martial Poos, Eric Dziechciarek, Pascal Archambeau, Yannik Dufour, Hadrien Hottias, Guy Gueibe, Jean-Luc Vandewalle, Jean-Luc Vandenbogaede
 
 
La séance est ouverte à 19h30, par le président du CA.
 
 
1.      Postes de travail pour 2022.
Ronvaux                 tout est ok
 
AEC                         Manque quelques postes. A relancer en mars-avril
 
La Vallonnée           Manque quelques postes. A relancer en mai-juin
2.      L’élection des membres du CA.
 
Selon les statuts, les membres doivent être élus tous les 3 ans.
Envoi d’un mail, par le secrétaire, à l’ensemble des membres du club, dans le but de les informer du renouvellement et de l’entrée des nouveaux membres suite à l’incapacité d’organiser le vote lors de l’AG de novembre 2021.
 
3.      Nouveaux membres et départs, mise à jour de la liste des membres
 
Liste des membres mise à jour par Martial sur le site.
Le Club compte 47 membres effectifs.
 
4.      Collaboration Club Cyclo Colmar.
 
Date retenue week-end de Pentecôte.
Envoi d’un mail par Martial aux membres et confirmation souhaitée lors du souper.
 
5.      Souper de remise des équipements 2022.
 
Repas au Bar à Thym le 19/02/2022 à 19h00.
 
               
Apéro : Martial s’occupe de l’apéritif
 
Plat principal : Coluche proposera plusieurs choix de viandes avec accompagnements.
 
Dessert : Jean-Luc VDW proposera une surprise.
 
Bières (3 Orval, 1 Chimay, 2 Leffe Bl, 1 brune et 1 Ruby, 2 Saint-Feuillin, 1 Rochefort, 1 Maes, coca eau plate et pétillante en 1l, jus                  d’orange). Martial se charge des boissons chez Ardenne-boissons.
 
Guy se renseigne pour le nombre de verre à vin, flûtes, tasses et assiettes dans la salle.  Il descendra les verres à bières spéciales                    du local.
 
Préparation de la salle : Voir postes de travail
 
Yannick prépare la caisse avec la monnaie.
 
Guy prépare le samovar pour le café. (voir si assez de lait, sucre, touillettes)
 
Rangement de la salle : Voir postes de travail
 
Prix du repas : 25 € (apéro, plat dessert, café)
 
Prix des boissons : bières spéciales : 3 € ; softs : 1,5 € ; bouteille d’eau : 4,5 € ; bouteille de vin : 10,5 €. Jetons disponibles au prix            d’1,5€.
 
Animation – Musique : Demander à Damien si ok pour mettre un peu de musique
 
Service au bar : nous demandons aux dames qui ont donné un coup de main il y a 3 ans
 
Réservation souhaitée au plus tard le 22 janvier.
6.       Statuts du club à renouveler.
Prise en charge par Martial auprès du Moniteur belge.  Puis mise à jour du registre UBO
7.      Challenge 2022
 
Remise en route à dater du 1/01/2022. Rien ne change, toujours les mêmes principes. 
8.      Dates de réunion 2022
 
Préparation MR (10/4/22)                                         : jeudi 31 mars19h30
Préparation AEC (22/5/22)                                          : jeudi 28 avril & jeudi 5 mai 19h30  
Préparation Vallonnée (7/8/19)                                : jeudi 28 juillet 19h30
Préparation AG (27/11/19)                                        : jeudi 17 novembre 19h30
AG                                                                                        : dimanche 28 novembre 10h30
9.      Amende UBO (500 €)
Explication amende UBO :
 
Fin du mois de novembre, chaque membre du CA recevait un courrier stipulant que le registre UBO (relevé des personnes physiques composant le CA de chaque ASBL) n’avait pas été mis à jour en 2021.
 
Jean-Claude Lejeune contacte la personne au ministère pour demander des renseignements puis contacte Martial pour explication.
 
Le ministère des finances se base sur le relevé des adresses reprises à la banque carrefour des entreprises (BCE) pour envoyer les courriers aux sièges sociaux des ASBL.  Après vérification, nous nous apercevons que l’adresse encodée par le greffe n’est pas correcte.  Les différents courriers nous étant attribués sont envoyés à Bastogne à la même adresse plutôt qu’à Vaux.
 
Martial prend contact avec la banque carrefour des entreprises pour faire modifier l’adresse postale.  Il contacte également le ministère des finances pour expliquer la raison pour laquelle le registre UBO n’a jamais été mis à jour.  Réponses du ministère, vous avez 60 jours pour déposer une demande en annulation au conseil d’état.
 
Martial envoie un courrier avec une copie des statuts et une capture d’écran de la banque carrefour des entreprises pour expliquer la mégarde.  Un retour de courrier explique que pour déposer une demande en annulation devant le Conseil d’Etat, une procédure bien spécifique doit être utilisée (expliquée en 15 pages recto-verso…).
 
Entre temps, Martial modifie le fameux registre UBO, en, encodant l’ensemble des membres du CA.
 
Martial prend contact avec un ami avocat pour demander conseil.  L’ami en question explique que défendre notre cause coûtera bien plus que les 500 euros réclamés.  Il envoie un document type à compléter et à envoyer. Nous attendons alors la suite.
Bonne nouvelle, la modification de l’adresse de notre siège social sera effectuée demain… après un xème mail.
Contact a été pris avec le ministère des finances, l’erreur d’encodage par le greffe est reconnue, l’amende est annulée.  Vérification faite, le registre UBO est bien complété, tout est en ordre.
10.  Comptes
Comptes arrêtés au 28/11/2021
Comptes stables par rapport à 2020
 
11.  Election du bureau 2022 – 2024
 
Martial est réélu comme Président par 8 voix sur 8
Eric est réélu comme Secrétaire par 8 voix sur 8
Yannick réélu comme Trésorier par 8 voix sur 8
12.  Répartition des tâches afférentes aux administrateurs
 
 
Martial POOS              Gestion des sponsors, responsable petits  circuits, statuts moniteur Belge, Mise à jour du  site hors tableau.
           
Yannick Dufour           Trésorier
           
Eric DZIECHCIAREK     Inscriptions aux organisations, demandes  communales, contact avec le secrétariat FFBC.
 
Guy Gueibe                 Achats ravitaillements organisations, matériel dépannage, préparer les bacs et les ranger …
 
Pascal Archambeau     Calendrier des sorties (Pays Haut, FFBC, jaune-Orange, …), mise à jour des tableaux (ma saison, challenge et                                                  kilomètres).
 
Hadrien HOTTIAS à     Gestion des sorties sur le site
 
Jean-Luc VDW & Jean-Louis VDB      Assistance AEC
 
La séance est levée à 22h44.
                                          
Pour le Conseil d’Administration : Martial POOS
 
Président  : Martial POOS                  17 rue de Régival       6800 Libramont           061/22.23.57
Secrétaire : Eric DZIECHCIAREK        8A Assenois  6640 Vaux-sur- Sûre     00352/661267458

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