Procès-verbal du Conseil d’Administration de Vélo Passion ASBL
Vaux-sur-Sûre, le 4 août 2009
Administrateurs présents : Jean-François GODFRIN, René GODFRIND, Jean-Claude LEJEUNE, Martial POOS et Xavier HODIN.
Administrateur excusé : Guy GUEIBE.
Administrateur absent : Erick HOTTON.
Administrateur dispensé : Claude PAUL.
La séance est ouverte à 20 h 10 .
ORDRE DU JOUR :
1. Les membres ont la parole…
Ernest Petit se joint aux administrateurs présents, à l’entame de ce Conseil d’Administration.
Après un rapide tour d’horizon de la mise en place de Par Monts et par Vaux ( cf. le point 5. ), il s’exprime principalement sur le fait que, pour lui, les membres du Club ne sont pas assez fréquemment conviés à rouler entre eux, via le calendrier élaboré par le C.A.
Ce reproche concernant les Jaune-Orange du dimanche, avec départ depuis l’Oasis.
Afin d’étayer cette remarque, jetons un œil sur les statistiques des sorties en jaune-orange, pour nos deux dernières saisons : ( faisant abstraction de nos 4 organisations annuelles, ainsi que des week-ends ou vacances de Club )
2008 = 9 rendez-vous.
3 au départ de L’Oasis, et 6 depuis des villages voisins.
3 seulement des 6 sorties «extérieures» résultant d’une invitation d’un membre du Club.
2009 = 17 rendez-vous. ( si le calendrier est respecté jusque fin octobre )
Soit 5 depuis L’Oasis, et 12 dans des villages voisins.
8 de ces 12 sorties ‘hors les murs de Vaux’ résultant d’une invitation d’un membre du Club.
On constate donc effectivement, qu’au cours des deux dernières années, les rues du village de Vaux-sur-Sûre n’auront guère entendu notre peloton démarrer un dimanche matin.
Par contre la barre aura été bien redressée en 2009, en terme de densité ( 17 Jaune-Orange sur 35 week-ends ! ), même si 2/3 des départs n’auront pas eu lieu devant notre local.
La réflexion d’Ernest rejoint en ce sens celle d’un autre Cyclo Passionné, Bernard Clausse, envoyée quelques jours avant la réunion, à l’attention de tous les membres contactables par e-mail, et insérée ci-après :
<< Ami vélo passion, le 21 juillet était prévu une rando au départ de Vaux, nous nous y sommes retrouvés à 13 membres (pour 12 vélos); nous avons opté pour une rando commune, sur un parcours de 65 km, chacun a adapté sa vitesse au groupe certains se sont éclatés sur quelques kms avec la bénédiction des autres nous nous sommes regroupés pour le retour. Pourquoi ne pas faire de même au moins une fois toutes les 3-4 semaines, quelque soit le lieu de départ, pour autant que nous ayons : même heure de départ pour tous (vers 08h00- 08h30) même parcours commun (plus ou moins 65 km) même rythme même heure de retour je crois que notre groupe y retrouverait de la convivialité et de l\'homogénité car nous roulons de plus en plus en ordre dispersé les samedis et autres dimanches, distances et vitesses libres Y REFLECHIR POUR LA SUITE DE LA SAISON ET L\'ANNEE PROCHAINE >>.
Ernest ayant pris congé, le C.A. poursuit la chronologie de l’ordre du jour,
Se réservant le tour de table final que pour débattre du sujet ainsi introduit. ( cf. point 9. )
Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
2. Approbation du procès-verbal du CA tenu le 16 juin 2009
Le PV, rédigé à l’issue de la précédente réunion du CA, est approuvé à l’unanimité du Conseil.
3. 4ème Ardenne – Eifel, le samedi 15 août : derniers réglages
A la lecture du tableau en ligne des postes de travail, avant le début de cette réunion, il ne manque plus qu’un partenaire à Stéphane Gillard, pour le traçage des grands circuits, que pour avoir un organigramme complet.
René a reçu une proposition de partenariat émanant de Must FM : 7 spots par jour durant les 9 derniers jours avant l’Ardenne-Eifel, plus insertion dans les agendas TV locaux. Dont coût : 900 euros. Soit l’équivalent de minimum 300 inscriptions !!!
Le C.A. ne donne pas suite.
Publicité dans L’Avenir du Luxembourg et La Meuse : déjà transmise par Claude.
Et, d’après Jean-Claude Lejeune, déjà parue.
Jean-Claude qui nous informe par ailleurs qu’il ne pourra pas tenir sa place le 15 août. Cela étant, Damien, Marie, Pierre Duterme et René, tels que planifiés, seront à même de faire face à un éventuel, mais espéré, succès de foule.
Problème du ravitaillement en eau à Esch-sur-Sûre :
Guy, sollicité que pour contacter le restaurant Le Postillon, devant lequel sera installé le poste de ravitaillement, nous informe le 9 août de la faisabilité de raccorder un tuyau d’arrosage, à un robinet situé dans le garage du restaurant, ce qui assurera (gratuitement) un approvisionnement régulier en eau fraîche, et en quantité en cas de forte chaleur.
Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
4. Week-end du Club en Haute-Saône, du 11 au 13 septembre : bilan des inscriptions
A l’heure de boucler ce procès-verbal, 11 personnes sont partantes pour ce petit séjour, mitonné par l’ami Jief. Dont 5 membres.
A savoir : Jean-Michel Wuidar, Marc Ronvaux, Thibaud Léonard, Xavier Hodin et, bien entendu, Jean-François.
Ce dernier ayant fait parvenir, en date du 3 août, aux participants nommés ci-dessus, un programme complet et détaillé des réjouissances prévues.
Ordre du jour n°4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
5. 8ème Par Monts et par Vaux au Pays de Bastogne, le dimanche 27 septembre
Ernest étant des nôtres, c’est par ce point de l’ordre du jour qu’a débuté la réunion.
Son oubli en 2008 nous avait coûté beaucoup de marcheurs : un entrefilet publicitaire fera son retour dans La Lorgnette cette année. Il est même fort probable que les frais seront pris en charge via un sponsoring d’une agence ING.
Tous les postes sont couverts depuis longtemps. ( cf. le site )
Ernest confirme qu’à partir de 2010 cette manifestation quittera la buvette de
Vaux-Noville pour migrer vers Bizory, dans les installations de l’asbl La Source.
Avec l’avantage de pouvoir offrir de nouveaux circuits.
Guy devant se faire opérer d’un genou le 2 septembre, il faut envisager de devoir éventuellement pallier à son indisponibilité ( coordination du Ravitaillement )
Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
6. Calendrier des sorties, d’octobre jusqu\’à fin de la saison 2009
Le C.A. a soumis, à ses membres possédant une adresse courriel, les dates suivantes, susceptibles d’héberger les ultimes sorties « entre nous » pour cette saison :
Le dimanche 4 octobre
Le dimanche 18 octobre
Un seul écho nous est parvenu, émanant de Jacques CHARNEUX, qui nous donne rendez-vous à Bastogne, le premier dimanche d’octobre.
A noter également dans ce planning, qui court du samedi 3 octobre au
dimanche 15 novembre :
Le 18 octobre, Fête de Clôture du Challenge des Montagnardes, organisée cette année à Tubize, en Brabant wallon, sous la houlette de Fernand Dernies, papa de Michel, qui fut cycliste professionnel entre 1983 et 1995.
Enfin, la dernière sortie reprise sous le label Challenge Louvigny aura lieu à Arlon, le dimanche 25 octobre, dans le cadre d’une journée philanthropique au profit de l’asbl Les Géants pour les Petits, qui vient en aide aux associations s’occupant d’Enfants Défavorisés ou Hospitalisés.
DERNIERE MINUTE : LE DIMANCHE 3O AOUT, EN PARALLELE
A LA SORTIE A LONGUYON, A ETE AJOUTEE UNE RANDO EN JAUNE-ORANGE, AU DEPART DE L’OASIS. Les détails sur le site.
Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
7. Réunion pour le calendrier du Haut-Pays 2010, le vendredi 18 septembre
La réunion de l’ensemble des clubs susceptibles de participer à l’établissement de la saison 2010 se déroule cette année à l’invitation du Club de VTT Les 7 Bosses,
de Messancy.
Petit événement : c’est la première fois, dans l’histoire de l’élaboration du calendrier du Haut-Pays, qu’un club non-cyclotouriste en sera le maître d’œuvre.
René a reçu la convocation, en date du 2 juin, précisant la tenue de cette assemblée le vendredi 18 septembre, à 20h00, en la salle de l’Ecole du Foyer, Rue des Chasseurs Ardennais, à Messancy.
Les dates envisagées pour nos 4 organisations, pour l’année 2010, et telles que retournées en date du 25 juillet auprès du club coordinateur, sont les suivantes :
11ème Souvenir Gilbert Guillaume – le samedi 3 Avril
13ème La Vallonnée – le dimanche 2 Mai
5ème Ardenne – Eifel – le samedi 7 Août
9ème Par Monts et par Vaux au Pays de Bastogne – le dimanche 26 Septembre
Vous aurez peut-être remarqué que l’édition 2010 de l’Ardenne – Eifel ne coincide pas avec le Férié du 15 Août. La raison en est l’attribution, pour chaque club organisateur d’un Brevet Cyclo–Côteur Belge, d’un numéro de semaine fixe, pour chaque saison.
Les Cyclos d’Emptinne étant prioritaires, pour la mise sur pied d’un B.C.C.B., en fin de toute semaine no.32, il s’avère que La Pittoresque doit se tenir, en 2010, le week-end des 14 et 15 Août.
Deux B.C.C.B. ne pouvant être organisés sur un même week-end, et Vélo Passion
Vaux-sur-Sûre n’ayant que récemment rejoint le panel des clubs B.C.C.B., notre section, sollicitée que pour céder sa place à son aînée, a accepté de glisser vers la semaine qui précède.
Le comité a par ailleurs décidé de profiter de ce cas particulier, en 2010, pour demander, à partir de 2011, et pour les années suivantes, l’exclusivité pour la semaine no.33, pour la tenue de l’Ardenne-Eifel. Les Cyclos de la Famenne étant quant à eux dépositaires de le semaine no.34 ( Les Cîmes Ardennaises ).
A noter également le souhait du comité d’essayer d’organiser, à partir de 2010,
la Vallonnée le premier dimanche de Mai, avec le souci de ne plus entrer « en conflit » avec la Fête des Mères.
Ont été mandatés que pour défendre les intérêts du Club lors de cette soirée :
Martial ou Jean-François, qui accompagneront René.
Ordre du jour n°7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
8. Nouveau cycle sponsoring Vélo Passion 2010 – 2012
PELOTON 2010 :
En se référant au tableau des postes de travail de la saison 2009, ce ne sont pas moins de 64 places qu’il faut occuper sur une année. Soit, respectivement pour 4 + 1 organisations :
Gilbert Guillaume – 14 personnes
Vallonnée – 11
** B.A.R. – 3
Ardenne – Eifel – 21
Par Monts et par Vaux – 15
Le même quota sera à respecter en 2010, puisque nos quatre organisations annuelles, tout comme le B.A.R., ont été soumises pour insertion dans le calendrier du Haut-Pays.
Là où le bât risque de blesser, c’est que, résultant du fait qu’un nombre important de membres parait susceptible de ne pas prolonger son bail avec Vélo Passion à la fin de 2009 (une estimation fait état de dix à quinze départs), les membres restant fidèles aux couleurs jaune et orange, pour le cycle 2010 – 2011 – 2012, pourraient se voir réquisitionnés 3 fois chacun que pour assurer la couverture des mêmes 64 postes…
Ce possible impact sur le bon déroulement de nos 4 organisations, au même titre que les transactions à venir en matière de sponsoring et de nouveaux équipements, ont incité le secrétaire à prendre les devants, et à demander à chacune et chacun dans le club de se positionner clairement en vue des 3 prochaines saisons.
Premier bilan des réponses reçues, à l’heure de boucler ce procès-verbal :
17 RESTENT : J. Charneux ; B. Clausse ; T. Fosseprez ; J-F. Godfrin ; R. Godfrind ; G.Gueibe ; G. Lecoq ; D. Lejeune ; J-C. Lejeune ; T. Léonard ; D. Maquet ; M. Moreau ;
M. Poos ; C. Paul ; M.Ronvaux ; D. Rosière ; J-M. Wuidar.
3 QUITTENT : A. Bourguignon ; R. Hotton ; S. Remience.
Certains membres ont averti Xavier qu’ils postposaient leur réponse jusqu\’à la tenue de l’Assemblée Générale annuelle, dont la date est fixée au dimanche 22 novembre.
Voilà qui est faire peu de cas du délai qu’impose le processus de recherche de (nouveaux) sponsors ; de composition du nouvel équipement ; d’élaboration de la commande récapitulant les desiderata de chaque membre ; de confection de cette commande.
Ces quatre étapes s’étalant sur 4 à 5 mois, et dans l’optique de participer à la première sortie 2010, vers la mi-février, équipés de neuf, c’est début octobre que le comité doit démarrer la procédure.
Dans tous les cas, pour la semaine du 25 septembre, les 43 membres que compte actuellement notre section devraient donc s’être prononcés définitivement pour : Je Quitte ou Je Reste .
Xavier veillera, jusqu\’à cette date butoir, et par le biais d’e-mails de rappel, à ce que personne ne puisse argumenter avoir «oublié» de répondre…
Celui/celle qui aura choisi, malgré tout, de rester «muet» jusqu’au 25/09 et au-delà, sera alors supposé démissionnaire, par le Comité.
Toutefois si, suite à l’A.G. de Novembre, il/elle désire prolonger son bail en jaune-orange, il/elle devra miser soit sur un surplus de stock, soit sur une nouvelle commande que pour recevoir son équipement 2010 – 2012.
Situation Sponsoring :
Après TOILETTAGE A TOUT POIL à Offaing, un second partenaire a annoncé ne pas souhaiter prolonger sa présence sur nos maillots : LEROY – GAUTHIER à Bastogne.
A l’inverse, par l’entremise de Martial Poos, la SPRL TAXILUX à Libramont apposera son logo sur nos tenues pour les 3 années a venir.
Ordre du jour n°8 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
9. Divers abordés à l’occasion du tour de table final
A / Soirée de présentation de notre Club :
A l’aube d‘un nouveau cycle triennal, et désireux de renouveler l’expérience de 2006, le comité a convenu d’organiser une réunion d’information et de présentation du club de Vélo Passion Vaux-sur-Sûre.
Celle-ci est planifiée le vendredi 25 septembre 2009, à partir de 20h00, dans le local de réunion du C.A., Rue de la Scierie, à Vaux-sur-Sûre.
Toute personne désireuse de prendre part à cette soirée est priée de contacter :
Martial POOS au 061 / 22 23 57 .
B / Calendrier 2010 :
Suite aux remarques conjuguées de Bernard Clausse et Ernest, quant à la fréquence des sorties du dimanche labellisées «Jaune-Orange», le comité s’engage, pour l’année 2010, à la planification suivante :
Entre le 1er mars et le 31 octobre, pour chaque cycle de 3 semaines, le calendrier proposera une randonnée en Jaune-Orange, le dimanche.
A ne pas traduire par ‘ toutes les 3 semaines ‘ strictement.
En effet, compte tenu des clubs extérieurs auprès desquels il conviendra de se rendre, une J.O. pourra tomber la première semaine d’un cycle, puis la prochaine à la fin du cycle suivant, soit 5 semaines plus tard. Par exemple.
Le point de rendez-vous de ces sorties se fera, par défaut, devant L’Oasis.
Si toutefois un membre du Club désire nous faire découvrir des routes qui lui sont familières, il lui suffira de postuler, comme cela aura été le cas en cette année avec Bernard Clausse, Jean-Marie Desset, Rémy Deprez, Pierre Dubuisson (2 fois), Ernest Petit, Bernard Willième et Jacques Charneux.
Ordre du jour n°9 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration
La séance est levée à 22 h 45 .
PROCHAINE REUNION DU CONSEIL : LE MARDI 10 NOVEMBRE 2009
Pour le Conseil d’Administration : Xavier HODIN
Président : René GODFRIND 8 rue du Moulin 6640 Vaux-sur-Sûre 061/25.54.76
Secrétaire : Xavier HODIN 9 Le Haut de Baudrimont 6840 Neufchâteau 061/27.99.78