Catégorie : PV Réunions

Procès-Verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion asbl

Vaux-sur-Sûre, le 14 Novembre 2019

Administrateurs présents : Pascal ARCHAMBEAU – Guy GUEIBE – Martial POOS – Yannik DUFOUR – Jacques FLASSE – René GODFRIND

Administrateurs excusés: Jean-Claude LEJEUNE – Jacques CHARNEUX – Eric DZIECHCIAREK- Jean-Luc VANDEWALLE

La séance est ouverte à 20 :05 par le président du C.A.

ORDRE DU JOUR :

1 – Approbation du dernier P.V. :

R.A.S.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2 – Les membres ont la parole :

Stéphane DOUTRELOUX
• Je trouve dommage que lors de certaines Jaunes-Oranges, des membres prennent le train en marche et quittent le groupe prématurément. Cela ne correspond pas à l\’esprit jaune-Orange du Club que je me faisais.
• Les moyennes des Jaunes-Oranges roulées par Pascal ARCHAMBEAU sont toutes identiques, donc cela ne roule pas plus vite au fil des années…
• On en reparlera certainement à l’Assemblée Générale.

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3 – Préparation de l’Assemblée Générale 2019 :

• Martial conduira cette Assemblée Générale sur le modèle 2018, en mode relax… Il fera parvenir une liste de points qu’il souhaite développer et qui concerne la plupart des membres du club.

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4 – Membres en ordre en 2019 :

• Les principes du challenge Louvigny seront réexpliqués de façon précise car certains membres ne sont pas totalement au courant.
• Le cycle de 3 ans passera exceptionnellement à 2 années vu la suppression de l’Ardennes-Eifel qui a privé certains membres d’un poste de travail.
• Il est décidé qu’aucun manquement quant au nombre de postes de travail ou de sorties pour la récupération des 50 ou 100% du chèque-caution ne sera plus toléré.

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5 – Postes de travail en 2020

• René va envoyer le tableau des postes 2019 en demandant à chacun s’il conserve le ou les mêmes postes.
• Les nouveaux membres seront contactés par la suite pour occuper les derniers postes afin d’avoir un tableau complet dès le 1er janvier.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6 – Tenue du bar à la Vallonnée 2020

• Martial propose de demander à la Commune de Vaux-sur-Sûre de bénéficier d’une disponibilité de la salle gratuitement une fois en plus vu notre manque à gagné de 2019.
• Si cela est accepté, on contactera le club de jumelage pour les remplacer à la vente des boissons.

Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7 – Soirée de Nouvel-An

• On décide de refaire une soirée nouvel-an en date du samedi 11 janvier à partir de 18 :30.
• Tout le monde est le bienvenu pour faire part de ses objectifs, défis et autres challenges.

Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

8 – Gestion du poêle à pellets

• Martial a contacté Pascal JACQUET pour qu’il prenne la gestion du poêle à pellets suivant les conditions climatiques.
• Il est d’accord sur le principe et ce sera son poste de travail pour les années à venir.

Ordre du jour n° 8 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

9 – Week-ends vélo en 2020

• Jacques a déjà contacté tous les membres pour son organisation en Alsace.
• René expliquera son week-end Vercors lors de l’Assemblée Générale.
• Chacun aura dons la possibilité de suivre l’un ou l’autre, et même l’un et l’autre.

Ordre du jour n° 9 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

10 – Flyers Ardenne-Eifel CLASSIC pour 2020

• On décide de ne pas faire de flyers en 2020.

Ordre du jour n° 10 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

10 – Divers

Pascal.
• Demande s’il ne faudrait pas démarrer les Jaunes-Oranges plus tôt en novembre.
• Démarrer à 09 :00 raccourcirait la pause-récupération dans notre local.
• On décide d’uniformiser les heures de départ pour les Jaunes-Oranges et les entraînements – En janvier et février à 09 :00 – Ensuite à 08 :30 pour chaque sortie

Jacques F
• R.A.S.

Guy
• R.A.S.

Martial
• Se demande s’il serait possible de refaire une soirée-concert au Coqardi-Grill à LESCHERET
• Guy se renseigne pour une date éventuelle avec le groupe STRAPS.

Yannik
• R.A.S.

René
• Avant l’organisation du dernier barbecue, il avait bien insisté sur le fait qu’il fallait trouver quelqu’un pour nettoyer le barbecue dans les jours suivants… Jusqu’ à maintenant, rien n’a été fait. S’il est facile pour tout le monde de s’investir avant et pendant le barbecue, une activité après, surtout un nettoyage, est toujours difficile à solutionner…

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 21 :52

Pour le Conseil d’Administration : René GODFRIND

Président – Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57
Secrétaire – René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76

Procès-Verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion asbl

Vaux-sur-Sûre, le 23 Juillet 2019.

Administrateurs présents : Pascal ARCHAMBEAU – Guy GUEIBE – Martial POOS – Yannik DUFOUR – Jean-Luc VANDEWALLE – Eric DZIECHCIAREK – Jacques FLASSE – René GODFRIND

Administrateurs excusés: Jean-Claude LEJEUNE – Jacques CHARNEUX

La séance est ouverte à 19 :40 par le président du C.A.

ORDRE DU JOUR :

1 – Les membres ont la parole :

Rien n’est arrivé chez Guy GUEIBE – R.A.S.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2 – Préparation de la Vallonnée du dimanche 04 Août :

Lecture du mémento par Martial.

René s’occupe de retirer la clé du Bar-à-Thym à la commune.

Tous les membres actifs ce jour-là seront recontactés pour confirmation de leur présence.

Guy se renseigne près de Jacques CHARNEUX sur les nouveaux bidons à utiliser pour les ravitaillements.

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3 – L’A.E.C. 2020 – 15ème anniversaire

A l’occasion du 15ème anniversaire de cette organisation, il serait peut-être intéressant de marquer le coup.

Plusieurs idées sont lancées, mais on reste trop dans le vague.

Chacun est invité à réfléchir sur le sujet et à proposer ses idées lors du prochain C.A. – Mais venir avec du concret, des chiffres afin de finaliser pour préparer au mieux cette édition 2020.

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4 – Calendrier de nos organisations en 2020

La Marc Ronvaux aura lieu le samedi 28 Mars 2020 – Départs de 08 :00 à 10 :30 uniquement – Circuits d’environ 35 – 50 et 80 km en veillant à proposer des routes en meilleur état que ces dernières années.

L’A.E.C. aura lieu le samedi 02 Mai 2020.

La Vallonnée aura lieu le dimanche 02 Août 2020.

Pour peu bien sûr que ces dates soient en concordance avec le calendrier fédéral – Auquel cas l’une ou l’autre organisation pourrait bouger d’une semaine maximum.

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5 – Calendrier des sorties pour août – Septembre et octobre – Pascal ARCHAMBEAU

R.A.S. – Calendrier approuvé en tenant compte de la suppression de l’organisation de VIRTON.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6 – Divers

Jean-Luc

Demande s’il faut prévoir une boîte frigo pour le ravitaillement de la Vallonnée – A voir avec la météo annoncée.

Pascal – RAS

Jacques F

Demande s’il est toujours prévu d’organiser un barbecue en 2019

On décide d’organiser ce barbecue le vendredi 06 Septembre sous formule « Auberge Espagnole » – Les membres sont invités à apporter un plat suivant leurs convenances (Pâtes – Légumes – Desserts) – Prix 10 € pour l’apéritif et les viandes – Martial se charge de contacter les membres par mail – Réservations pour le dimanche 01 au plus tard.

Guy – RAS

Martial

Alerte le C.A. sur l’allure de plus en plus élevée des dernières Jaunes-Oranges (Relayé par Eric) – On décide de maintenir le concept de ces sorties mais lors de la prochaine édition du 18 Août, il conviendra de faire un petit rappel des « règles » avant le départ – Martial se maintiendra toujours à l’arrière pour le coup de main salvateur pour les plus fatigués et René (ou à défaut Jacques F. ou Pascal) donnera le tempo à l’avant – Ceci afin de conserver l’esprit convivial de ces sorties et de donner plus de facilités à un nouveau membre qui se joindrait à nous.

Eric – Idem Martial.

Yannik – RAS

René

A reçu une note d’électricité de la commune (Montant 62,24 €) – Yannik contactera la commune pour explications avant paiement.

Demande s’il faut recontacter LAMOLINE pour le placement du poêle à pellets – Oui et cette semaine afin d’avoir une installation terminée avant les premiers frimas – Martial contactera Pascal JACQUET pour suivi éventuel lors des périodes froides (Recharger – Nettoyer…) ce qui serait son poste de travail de l’année.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 21 :25.

Pour le Conseil d’Administration : René GODFRIND

Président – Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57
Secrétaire – René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76

Procès-Verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion asbl

Vaux-sur-Sûre, le 14 Mars 2019.

Administrateurs présents : Pascal ARCHAMBEAU – Guy GUEIBE – Martial POOS – Yannik DUFOUR – Jean-Luc VANDEWALLE – Eric DZIECHCIAREK – Jacques FLASSE – Jacques CHARNEUX – René GODFRIND

Administrateurs excusés: Jean-Claude LEJEUNE

La séance est ouverte à 19 :40 par le président du C.A.

ORDRE DU JOUR :

1 – Les membres ont la parole :

Rien n’est arrivé chez Guy GUEIBE – R.A.S. donc tout baigne, au propre comme au figuré…

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2 – Préparation de la journée du 30 Mars 2019 :

Lecture du mémento par Martial.

René demande à Jean-François GODFRIN s’il ne veut pas s’occuper des inscriptions de 13 :00 à 14 :00.

Jacques s’occupe de préparer la soupe

Jean-Luc fournit des bacs en frigolite pour la conservation des fromages et saucissons.

On décide de remplacer les bidons usagés

Yannik récupère les panneaux chez Michel Gascard.

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3 – L’A.E.C. du 04 Mai 2019 – Budget et demandes anticipées aux communes.

Jacques se renseigne pour le sponsoring de Marcassou.

Guy recontacte les communes de Esch-sur-Sûre et Clervaux pour ravitaillement et barrières Nadar.

Jean-Luc nous fournira un camion frigo pour le stockage des boissons.

Tous les membres pensent à tout ce qui doit être modifié par rapport à un départ au Bar-à-Thym et on décide de tout à la 1ère réunion de préparation.

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4 – Etat des finances après le souper de fin de saison – Yannik DUFOUR

Les finances sont toujours aussi saines.

Le repas de février a été positif, et on a un bon stock de boissons en surplus.

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5 – Calendrier des sorties pour juin – Pascal ARCHAMBEAU

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6 – Divers

Jean-Luc – RAS

Jacques C. – RAS

Pascal – RAS

Jacques F – RAS

Guy – RAS

Martial

Jean-Claude LEYDER a été contacté pour l’entretien des 10 ans de la traceuse.

Ardennes-Boissons doit nous fournir un nouveau frigo vertical – On attend.

Eric – RAS

Yannik – RAS

René

Propose de racheter le frigo qui se trouve dans le débarras.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 21 :31.

Pour le Conseil d’Administration : René GODFRIND

Président – Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57
Secrétaire – René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76

Procès-Verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion asbl

Vaux-sur-Sûre, le 13 décembre 2018

Administrateurs présents : Pascal ARCHAMBEAU – Guy GUEIBE – Martial POOS – Yannik DUFOUR – Jean-Luc VANDEWALLE – Eric DZIECHCIAREK – Jacques FLASSE – Jacques CHARNEUX – René GODFRIND

Administrateurs excusés: Jean-Claude LEJEUNE

La séance est ouverte à 20 :12 par le président du C.A.

ORDRE DU JOUR:

1 – Approbation du Procès-Verbal de l’A.G. tenue le 25 novembre 2018

Le P.V. rédigé à l’issue de l’A.G. est approuvé à l’unanimité.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2 – Election du bureau 2019 – 2021

Martial POOS se présente comme Président et est élu par 9 voix sur 9
René GODFRIND se présente comme Secrétaire et est élu par 9 voix sur 9
Yannik DUFOUR se présente comme Trésorier et est élu par 9 voix sur 9

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3 – Répartition des tâches afférentes aux administrateurs

Jean-Claude LEJEUNE
Inscriptions aux randonnées

René GODFRIND
Organisation des circuits (demandes communales, assurer le traçage, contacter les traceurs et les ramasseurs de panneaux)
Mise à jour du site hors tableaux.

Guy GUEIBE & Jacques CHARNEUX
Achats des ravitaillements pour les organisations, contacter les gens qui servent aux ravitaillements, dépannages, préparation des bacs …

Pascal ARCHAMBEAU
Calendrier des sorties (Pays Haut, F.F.B.C.., Jaunes-Oranges,
Mise à jour des tableaux (Ma Saison, Challenge Louvigny et des kilomètres).

Martial POOS
Publicité de nos randonnées (Réflexion endroits de distribution des flyers)
Responsable des petits circuits
Mise à jour des statuts au moniteur.

Jacques FLASSE
Responsable des repas du Club (Repas équipements, barbecues au Club- House …).

Yannick DUFOUR
Trésorerie

Eric DZIECHCIAREK & Jean-Luc VANDEWALLE
Assistance lors de l’ A.E.C. (Commande boissons, aides diverses, remplacements si absence, …)

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4 – Choix des dates des réunions du C.A. pour 2019

Préparation repas – jeudi 24 janvier 19h30
Préparation G.G. & M.R. (30/3/19) – jeudi 14 mars19h30
Préparation A.E.C. (4/5/19) – jeudi 4 avril & jeudi18 avril 19h30
Préparation Vallonnée (4/8/19) – jeudi 18 juillet 19h30
Préparation A.G. (24/11/19) – jeudi 7 novembre 19h30
A.G. – dimanche 24 novembre 10h30
Débriefing A.G. – jeudi 12 décembre 19h30

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5 – Préparation du repas de remise des équipements du 2 février 2019

Repas au Ba-à-Thym dès 19 :00.

Menu proposé par Coluche : araignée de porc – wok de légumes – gratin dauphinois.

Apéro : Jacques FLASSE ramène du Crémant d’Alsace et du vin blanc, nous partons sur les mêmes vins pour 80 environ personnes. Eric DZIECHCIAREK se charge d’aller chercher le Croze Hermitage au Colruyt (+ chips 2 boîtes de 20 petits sachets + 5 gros sachets divers). Jacques FLASSE prévoit tire-bouchons, décapsuleur, serviettes papier, …

Dessert : Jean-Luc VANDEWALLE propose une surprise. (+ Cacahuètes)

Bières : (3 Orval, 1 Chimay, 2 Leffe Blonde, 1 brune et 1 Ruby, 2 Saint-Feuillien, 1 Rochefort, 1 Maes, coca – eau plate et pétillante en 1litre – jus d’orange). Martial POOS se charge des boissons chez Ardenne-boissons.

René GODFRIND se renseigne pour le nombre de verre à vin, flûtes, tasses et assiettes dans la salle. IL descendra les verres à bières spéciales du local.

Préparation de la salle : Jacques FLASSE, Guy GUEIBE et Jean-Luc VANDEWALLE la veille en soirée.

Yannick DUFOUR prépare la caisse avec monnaie.

Pascal ARCHAMBEAU prépare des tickets-boissons par 10.

Guy GUEIBE prépare le samovar pour le café. (Voir si assez de lait, sucre, touillettes)

Rangement de la salle (Remettre les chaises et table dans un coin). On reprend les assiettes pour lave-vaisselle.

Prix du repas : 25 € (apéro – plat – dessert – café)

Prix des boissons : bières spéciales : 3 € ; softs : 1,5 € ; bouteille d’eau : 4,5 € ; bouteille de vin : 10,5 €

Animation – Musique : René GODFRIND demande à Damien LEJEUNE si ok pour « animer »

Service bar : les membres du C.A. feront une tournante derrière le bar.

Réservation au plus tard le 22 janvier.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6 – Debriefing de l’A.G. du 25 novembre 2018

Ne plus prévoir de boissons durant le vote.
Ne pas distribuer les bulletins dans les tables mais les donner individuellement.
Laisser l’ensemble des questions pour le tour final (sauf question bien précise concernant le point en discussion).

Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7 – Divers

Jacques FLASSE
Réfléchir à intégrer des « nouveaux » dans les postes de ravitaillement.
Il veut bien proposer des sorties sur le vélodrome de Jemelle – René GODFRIND répond que si des dates sont fournies, il les mettra sur le site.

René GODFRIND
Sponsors et pub randonnées (Que chacun cherche de son côté pour trouver 1 ou 2 sponsors à une centaine d’euros).
Envoyer les mémentos des organisations aux nouveaux membres du C.A.

Eric DZIECHCIAREK
« Qui peut me dire comment rouler l’hiver quand il fait mauvais (rouleau) » ?
Damien LEJEUNE a envoyé un mail avec des idées.

Jean-Luc VANDEWALLE – RAS

Jacques CHARNEUX – RAS

Guy GUEIBE – RAS

Yannik DUFOUR – RAS

Pascal ARCHAMBEAU
« Quid d’un mail concernant les vacances du Club et le week-end dans le Vercors » ? Réponse de René GODFRIND – « Je n’envoie plus de mails car il n’y a jamais de nouveaux pour les vacances donc pas d’intérêt d’envoyer de mail – Je veux bien envoyer un mail mais en étant pratiquement certain que personne en plus ne viendra ».
Pascal a tout de même l’impression que René fait son groupe à lui et que tout le monde n’est pas prévenu…

Martial POOS
Suppression de la rubrique « Membres » et envoyer le tableau Excel aux membres.
Pour les paniers boissons du challenge, pourquoi ne pas intégrer de la charcuterie? – Réponse du C.A. « On ne change rien ».
Envoyer des cartes de vœux aux sponsors (équipements et polo et commune de Esch-sur-Sûre)

Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 22h44.

Pour le Conseil d’Administration : René GODFRIND

Président – Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57
Secrétaire – René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76