Catégorie : PV Réunions

Procès-verbal de l’Assemblée Générale de Vélo-Passion ASBL
Vaux-sur-Sûre, le 25 Novembre 2018

Membres présents: Archambeau P., Bodet E., Charneux J., Clarenne E., Clausse B., Demoulin S., Dufour Y., Dziechciarek E., Flasse J., Godfrin JF., Godfrind R., Grandjean N., Gueibe G., Hainaux A., Hottias H., Leclerc F., Lefèvre P., Lejeune D., Leyder JC., Maquet D., Nahon M., Neutelings V., Olagny JM., Pierret F., Poos M., Rosière D., Vandewalle JL., Vieuxtemps E., Willième B..

Membres excusés: Grégoire C., Celms H., Doutreloux S., Leyder E., Jacquet P., Lefèvre T., Lejeune JC.

Membres absents: Bastin M., Diez JL., Duterme P., Godfrind J., Lamoline B., Lecomte P., Mathieu C., Moreau M., Vandenbogaerde JL.

La séance est ouverte à 10h08

1. Mot d’accueil du Président

1 – Avant de commencer, je vous invite à vous lever et à respecter quelques instants de recueillement à la mémoire de nos anciens membres disparus: Albert LOUVIGNY – André CROUQUET – Suzanne TIMMERMANN – Marc RONVAUX – Henri REMIENCE

2 – Ordre du jour de cette A.G.

Rétrospective 2018 et projets 2019 >> René GODFRIND

Etat des finances >> Martial POOS

Tour de table

Elections des administrateurs pour la période 2019-2021 >> Martial POOS

Remise des lots du challenge 2018 >> Pascal ARCHAMBEAU et Guy GUEIBE

Verre de l’amitié

2. Bilan de l’année écoulée et présentation des projets futurs:

Bilan extrêmement positif pour l’année 2018 avec un nouveau record de participations à nos 3 organisations : 1068 inscrits au total.

Il faut dire que nous avons eu la chance de bénéficier de conditions climatiques exceptionnelles à chacune de nos organisations, ce qui explique le record d’inscrits à la Gilbert Guillaume/ Marc Ronvaux (229) et à l’Ardennes-Eifel CLASSIC (603) ; seule la Vallonnée a connu un léger recul (236).

Grosses participations également à nos traditionnelles Jaunes-Oranges et aux organisations extérieures, et ce même en fin de saison… On a souvent dépassé les 20 participants aux Jaunes-Oranges, preuve que la formule conviviale séduit autant les anciens, que les nouvelles recrues.

Grosse satisfaction également au moment de renouveler notre garde-robes pour les 3 années à venir ; si certains sponsors ont décidé de ne plus nous aider, d’autres ont été contactés et ont répondu favorablement… Si bien que les équipements que vous allez recevoir en février 2019 seront entièrement payés, ainsi que les polos… Quand on pense qu’il y a encore quelques mois, on croyait devoir sortir 1500 à 2000 €.
Une autre satisfaction est la réponse positive de certains membres du club pour étoffer notre C.A. On avait déjà lancé un appel lors de la dernière A.G. et plusieurs se disaient intéressés, mais il fallait encore être partant un an après… Merci donc à Éric DZIECHCIAREK, Jean-Luc VANDEWALLE, Yannick DUFOUR et Jacques FLASSE de se proposer pour nous épauler pour les 3 ans à venir…

Pour 2019, il est évident que l’on ne va pas changer grand-chose… Tout à l’air de fonctionner pour le mieux et il serait donc malvenu de toucher à l’organisation générale du club.

Nous repartons bien sûr avec nos 3 grandes journées de randonnées en 2019 avec les mêmes dates et les mêmes distances. Si à un moment, on a pensé ne plus organiser la Gilbert Guillaume la matinée, nous avons quand même décidé de la renouveler encore une année puisque qu’on sera à la 20ème organisation… Nous ferons le bilan après et nous verrons ce que cette manifestation deviendra…

Le calendrier général ne devrait pas subir de gros changements en 2019… Il faudra peut-être ajouter quelques Jaunes-Oranges ou quelques entraînements car malheureusement certains clubs connaissent des soucis de bénévolat, ce qui entraîne la suppression de quelques organisations dans et en dehors de la province.

La remise des nouveaux équipements se fera, comme vous le savez déjà, le samedi 02 février 2019 au Bar-à-Thym… La salle devrait encore être telle qu’actuellement car les travaux prévus de longue date ne devraient commencer qu’au printemps…

Voilà le bilan global de cette année 2018 et les perspectives pour 2019. Je tiens, au nom du C.A, à remercier toutes celles et tous ceux qui ont tenu des postes de travail lors de nos 3 journées. Sans un coup de main efficace et fiable, il serait très difficile de proposer ce que l’on propose en matière d’accueil et de ravitos surtout… Et comme j’ai profité des essayages des équipements pour compléter le tableau des postes pour 2019 et que presque tous les membres ont répondu, on peut voir venir nos 3 organisations en toute quiétude.

3. Etat des lieux des finances du Club:

Martial tient à la disposition de tous les membres du Club le livre des comptes. Il fait remarquer à l’ensemble des membres qu’au 25/11/2018, l’A.S.B.L. affiche toujours un boni.

Le poste « recettes » est alimenté par les bénéfices générés par nos organisations, le sponsoring, les boissons consommées durant les réunions FFBC dans notre local et par la récupération des virements cautions des membres n’ayant pas respecté leurs « devoirs » lors du dernier cycle de 3 ans.

Quant aux « dépenses », elles émargent principalement de nos sponsorings au Télévie et au cœur de la solidarité, de par les frais liés à nos randonnées, par les bons du challenge Louvigny ainsi que par l’achat des boissons de notre local. Cette année est également marquée par l’acquisition de casques, d’un barbecue au gaz et d’un PC pour les inscriptions et le secrétariat. La facture boisson de l’AEC 2017, la facture du repas du Club 2017 et celle de l’électricité du local ont été également payées cette année.

4. Tour de table:

Eric DZIECHCIAREK : « Est-ce que les « anciens » qui roulent au rouleau peuvent donner des conseils ? Comment rouler, combien de temps? »
>>> Bernard WILLIEME répond que le programme Zwift propose des circuits que tu peux regarder sur une TV pour rouler seul ou en groupe.
>>> Damien LEJEUNE veut bien filmer nos sorties avec sa caméra Go Pro pour que celui qui le désire puisse repasser le film chez lui en roulant.

Simon DEMOULIN :L’A.E.C. 2019 se déroulera-t-elle bien au départ de notre local ? » – « Oui ».

Damien LEJEUNE: « Etant donné qu’il y aura moins de sorties extérieures, est-ce que vous changez le principe de fonctionnement du Challenge (rouler 5 fois extérieure et 6 JO pour être en ordre d’équipements ?). »
>>> « Nous verrons s’il y a besoin d’adapter. Peut-être compte 1 sortie extérieure en moins et 1 JO en plus ».»

Bernard WILLIEME : Quelles sont les sorties ou vacances prévues en 2019 ?
>>> Jacques FLASSE – « J’organise à la Pentecôte un week-end en Alsace 7, 8 & 9 juin. »
Il y aura un mail envoyé, une dizaine de membres ont déjà répondu favorablement. Gîte de 15 personnes. Possibilité de loger dans un autre endroit situé à 200 m si membres supplémentaires. Départ vendredi soi et retour lundi après-midi.

>>> René GODFRIND : Week-end Vercors à la même date pour les membres qui le souhaitent. Les vacances du Club se déroulent la 1ère semaine de juillet.

>>> Nicolas GRANDJEAN : « Les Cœurs de la solidarité auront lieu le dimanche 29 septembre.»
René GODFRIND fait remarquer que cela tombera en même temps que \ »Par Monts et par Vaux\ » à Bizory. Les 2 organisations seront proposées sur le site. Chacun étant libre de s’inscrire où il le souhaite. Nicolas est un peu déçu du nombre de Vélo-Passionnés présents cette année mais se réjouit du nombre croissant général de cyclistes.

Martial POOS :
Possibilité de faire une ou deux soirées Whist au local durant l’hiver.

Des feuilles à compléter pour le remboursement de la mutuelle sont disponibles.

Explication du déroulement des élections.

5. Election

Chaque membre est invité à participer au vote concernant l’élection du nouveau Conseil d’Administration.

Philippe LEFEVRE vote en premier puis est chargé de donner un bulletin de vote à chaque membre présent. Chacun est invité à se rendre dans la réserve pour déposer son bulletin dans l’urne.

Deux membres du Club (extérieurs au C.A.) réalisent le dépouillement et annoncent les résultats.

Pour être élu, chaque candidat doit recueillir la moitié des votes +1.

Résultats des élections (29 votants) :

ARCHAMBEAU Pascal – 23 voix
CHARNEUX Jacques – 18 voix
DUFOUR Yannick – 21 voix
DZIECHCIAREK Eric – 18 voix
FLASSE Jacques – 24 voix
GODFRIND René – 23 voix
GUEIBE Guy – 24 voix
LEJEUNE Jean-Claude – 19 voix
POOS Martial – 24 voix
VANDEWALLE Jean-Luc – 23 voix

Tous les membres sont donc élus. Une réunion est prévue le 13 décembre pour élire le bureau de l’A.S.B.L.

6. Remise des prix du challenge Louvigny

Pascal ARCHAMBEAU et Guy GUEIBE procèdent à la remise des bons du challenge Louvigny. Les 25 membres les plus réguliers sont récompensés par des bons d’achat ou des paniers garnis.

7. Clôture de l’Assemblée Générale

La séance est levée à 11h40

8. Verre de l’amitié

Chacune et chacun se retrouvent autour d’un verre ou plus…

Pour le Conseil d’Administration : Martial POOS

Président: René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL

Vaux-sur-Sûre, le 19 juillet 2018

Administrateurs présents: RENE GODFRIND, GUY GUEIBE, MARTIAL POOS, JACQUES FLASSE, JACQUES CHARNEUX, PASCAL ARCHAMBEAU, SIMON DEMOULIN

Membre invité présent: VANDEWAELLE JEAN-LUC.

Membres invités excusés: YANNICK DUFOUR, HADRIEN HOTTIAS, EDDY VIEUXTEMPS.

Administrateur excusé: JEAN-CLAUDE LEJEUNE.

La séance est ouverte à 19H45, par le président du CA.

ORDRE DU JOUR:

1. Les membres ont la parole

Jean-François GODFRIN demande pour programmer une Jaune-Orange de chez lui. Ayant besoin d’un coup de main de la part des libramontois pour mettre en place, difficile pour cette année à cause des vacances scolaires. On tient cela à l’oeil pour l’année prochaine.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Approbation du Procès Verbal du CA tenu le 12 avril 2018

Le PV rédigé à l’issue du CA est approuvé à l’unanimité.

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3. Organisation A.E.C. du 4 mai 2019 sur le site de la plaine de jeux

Impossible en 2019 de réaliser au Bar à Thym, compte tenu des travaux du bâtiment.
Possibilité de profiter du parking devant notre local (près du terrain de foot).
Le chapiteau serait monté le jeudi, plus de 2 fois la surface de la salle. Prêt gratuit, pas besoin de plancher donc facilité pour le montage.
Le club de foot met à disposition leurs douches.
Louer 3 cabines toilettes et 3 urinoirs (se renseigner pour les prix).
Possibilité de faire le parking voitures sur le terrain situé à l’arrière de notre local.
Penser à placer des poteaux de limitation de vitesse près de l’église de Vaux.
Besoin de barrières nadar, possibilité de faire le parking vélo sur le terrain de foot clôturé.
Demander si la puissance électrique est suffisante.
Ne pas oublier de poser des panneaux également pour indiquer le départ.
On peut acheter des petits panneaux à la FFBC avec indication « départ randonnée ».
Prévoir également un bar chez Ardennes-Boissons avec 2 ou 3 frigos supplémentaires.

Les petits circuits partiraient sans doute dans la même direction que les grands.
Facilité pour les bifurcations, il se dirigerait vers Witry pour un ravito à Ebly chez Pascal Gérard.
Les deux petits circuits seraient peut-être ramenés à 1 seul d’une soixantaine de km.

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. Préparation de la 21ème Vallonnée

René a envoyé le memento durant la semaine, chacun a eu le temps d’y jeter un oeil averti.
Les autorisations tout est ok, les postes de travail sont pratiquement tous occupés.
René et Guy se chargent de la préparation (café, traçage, panneaux, drapeau, …).
Le club de jumelage s’occupe du bar, commande boissons, nettoyage salle, …
Ravitaillements: Guy et Jacques s’en chargent, voir si besoin d’une tonnelle en fonction de la météo.
René s’occupe du traçage avec Jean-Michel Olagny et Jacques Flasse le samedi après-midi. Didier et Hadrien ramassent les panneaux le lendemain.
Si besoin, Simon, Jean-Luc et d’autres sont là pour pallier aux éventuelles absences.
Jean-Luc amènera des nouvelles boites vertes pour les ravitos.

Chaque responsable se charge de recontacter par téléphone les membres concernés…

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Postes de travail restant à pourvoir cette année

La grosse majorité des membres sera en ordre, pour d’autres, c’est plus problématique.
Etant donné l’arrivée des nouveaux équipements (pour une durée de 3 ans), ne serait-il pas intéressant de contacter les membres pour sonder les éventuels départs et arrivées ??
Une réunion supplémentaire sera proposée début septembre pour faire le point au niveau membres.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Tour de table concernant les sponsors des nouveaux équipements

En partant sur 30 nouveaux équipements, au niveau sponsor : Poëlerie Lamoline ?, Polygone (ok), Toiture Fena (ok), Garage Gérard (ok), Hector Neufchâteau (ok), GNB béton (JF Godfrin) ?, Léonard ?, Mailleux (Guy doit recontacter) ?, cela devrait suffire pour payer les équipements des membres.

Nous réfléchissons à l’achat de nouvelles pièces, genre manchette, … Si plus de 30 nouveaux équipements, la caisse du Club payera le surplus.

Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

Jean-Luc: RAS

Jacques C: RAS

Simon:
Voir discussion initiale de Jacques F

Pascal:
1 – Voir discussion initiale de Jacques F.
2 – Le 25 et 26 août, Neufchâteau propose 2 sorties, nous remplacerons celle du dimanche par une J.O. suivie d’un bbq au local du Club.

Jacques F:
1 – Quid du triptyque des abbayes ? Pascal propose d’en placer une en octobre durant les entraînements, voir les deux plus petites. Possibilité de loger une nuit chez les moines…
2 – Pourquoi ne pas faire 2 groupes au sein du Club ? Certains membres ont du mal à suivre, notamment lors des jaune-orange. Simon embraye sur le même sujet. Le fait de faire un groupe qui roule moins vite permettrait de raccrocher certains membres. Qui serait intéressé?? Qui tracera le parcours plus court? – Lors de l’A.G. de fin novembre, le C.A. proposera aux membres présents, ils disposeront. Simon va demander à Jean-Claude s’il serait intéressé de prendre le groupe en charge.
Pascal engage sur la vitesse moyenne des JO, de plus en plus rapide, avec des membres qui tirent un peu trop le groupe et les derniers qui ont un peu plus de mal à suivre. Il faudrait refaire le point…
3 – Le 15 août, possibilité à Mande Saint Etienne chez Jacques d’une jaune-orange. Le club des jeunes organise un bbq, possibilité de s’y inscrire avec les conjoints.
4 – Cette année, deux randos tombent ensemble, Bizory et Rendeux. Difficile d’en supprimer une, les deux organisations seront au calendrier, le groupe se scindera…

Guy: RAS

René :
La commune va remplacer gratuitement l’évier et le chauffe-eau du local.

Martial:
Le porte-vélos du Club n’est plus d’une très grande solidité. Il est entreposé chez Bernard Clausse au cas où un membre le voudrait. En achète-t-on un nouveau ?

Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 22h00.

Pour le Conseil d’Administration: Martial POOS

Président: René GODFRIND – 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Martial POOS – 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL

Vaux-sur-Sûre, le 12 avril 2018

Administrateurs présents: RENE GODFRIND, GUY GUEIBE, MARTIAL POOS, JACQUES FLASSE, JACQUES CHARNEUX, PASCAL ARCHAMBEAU

Membres invités présents : EDDY VIEUXTEMPS

Membres invités excusés : YANNICK DUFOUR, HADRIEN HOTTIAS, ERIC LEYDER, ERIC DZIECHCIAREK

Administrateur excusé : JEAN-CLAUDE LEJEUNE, SIMON DEMOULIN

La séance est ouverte à 19H45, par le président du CA.

ORDRE DU JOUR :

1. Les membres ont la parole

Damien a demandé la parole

\ »Cela fait 2 ou 3 ans que je ne prends plus de plaisir à venir rouler suite à des réactions quant aux équipements, et je ne suis pas le seul… Perso je commence à en avoir marre. Le week-end de la G.G. a été la goutte qui a fait déborder le vase. Je me suis senti agressé. Les conditions climatiques n’étaient pas idéales pour porter l’équipement du Club. Le lendemain, dans le peloton, j’ai entendu des mots me concernant. Si nous dérangeons, il faut nous le dire clairement. Je vise plus mon confort lorsque je vois les conditions climatiques. J’ai été toujours en ordre quant aux postes de travail et de mes sorties. Il ne me reste plus qu’un équipement, j’ai perdu bcp de poids, j’ai donné bcp de mes pièces. Je ne compte pas acheter d’équipements supplémentaires. La météo influe sur mon choix d’équipement au départ. Merci de m’avoir reçu et écouté.\ »

Réponse Du CA:

\ »Merci d’être venu nous tenir au courant. A Vélo-Passion on ne retient personne, chacun est libre de venir et de rester. Tu as un caractère très sanguin, dans notre style à nous, on est plutôt à se piquer un peu gentiment. Tu ne dois pas prendre tout au pied de la lettre. On ne t’attaque pas spécialement. Essaye de faire la part des choses. Cela peut arriver que nous oubliions quelque chose, cela peut arriver que l’on se trompe mais ce n’est jamais fait exprès. Merci d’être venu.\ »

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Approbation du Procès Verbal du CA tenu le 15 mars 2018

Le PV rédigé à l’issue du CA est approuvé à l’unanimité.

Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3. Débriefing Gilbert Guillaume et Marc Ronvaux

Les cyclos aiment l’audax, facile à se remettre en route début d’année lorsque l’on n’a pas encore bcp roulé. Ce serait dommage d’arrêter après 19 années de commémoration. Tous les échos étaient positifs. Il faudrait la garder. Les conditions climatiques étaient top également.

Attention que s’il y a plus de 50 personnes, les conditions d’organisation de l’Audax sont bcp plus drastiques. Capitaines de route, brassards, voitures, panneaux, … La sécurisation est beaucoup plus stricte. A la limite, possibilité de scinder le groupe en 2, avec 20 minutes d’écart.

Voir si la main d’œuvre va être suffisante. On recommence un cycle de 3 ans, des membres ne vont-ils pas quitter le club ? Il faut assumer les postes de travail, surtout ceux de l’AEC !!

Le traçage de l’après-midi a posé problème mais surtout sur les grands axes. A revoir si pas tracer le samedi matin si pluie la veille.

L’audax s’est dans l’ensemble très bien passé, le fait de repasser manger à la salle est très bien. On a bien roulé en groupe.

Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. Préparation A.E.C.

Concernant les autorisations au GDL (plus de 1000 passages sur la journée), déjà plusieurs réponses positives revenues. La RW ok aussi. Guy a contacté les ponts et chaussées du GDL, réponse positive.

Guy a également contacté la commune d’Esch-sur-Sûre concernant les toilettes et le parking, réponse positive. Il faut contacter le chef des travaux concernant le positionnement du ravitaillement. Le parking sera en partie fermé par des barrières « nadars » juste pour nous. Le robinet extérieur des toilettes est défectueux, par contre possibilité d’avoir un robinet dans les toilettes dame, comme cela nous aurons de l’eau à volonté.

Publicité : l’Avenir du Luxembourg, pas vu de pub pour la GG. Brochure néerlandais, site, flyers, vers le GDL  tout est ok. Inscriptions, préparation salle, accueil, itinéraires & cadeaux, douches, traçage, ramassage des panneaux, photos : tout est ok.

Ravitaillement : Guy recontacte les membres prévus. Guy et Jacques Charneux feront l’appoint poste de travail au cas où. Il recontacte également Jean-Luc Vandewaelle pour les pistolets, le fromage et le jambon.

Jacques Flasse va demander chez Marcassou si possible de changer les 2 jambons en petites saucisses.
Sécurisation des vélos : Simon recontacte les membres prévus. Il se charge de l’achat des bracelets.

Commande boissons : Simon s’est chargé de la commande.

BBQ : Martial achète les saucisses, Guy commande les sauces, René les 60 baguettes.

René demande 25 barrières nadars à la commune. Il reste 600 itinéraires de l’an dernier. Nettoyage de salle prévue par la commune. Bidons orange commandés. Martial se renseigne pour avoir 1 bloc de fromage d’Orval.

Attention, mieux signaler les parkings dans Vaux !!

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Compte-rendu rencontre Serge Haag

Cyclo luxembourgeois qui vient rouler lors de l’AEC et qui est en contact avec les frères Schleck. Il avait apprécié notre organisation, tant organisationnel que convivial.

René et Guy sont allés le trouver pour voir si possibilité d’un sponsoring ou de la visite d’un des frères Schleck lors d’une de nos AEC futures. Franck « pourrait » venir rouler dans 2 ou 3 ans chez nous.

On pourrait imaginer une entente entre les deux Clubs, aller rouler chez eux pour une philanthropique au départ d’Esch-sur-Alzette. Et de leur côté, ils viendraient rouler chez nous. Ceci pourrait être bénéfique.

En résumé, notre organisation est superbe, surtout la convivialité. Ils vont faire de la pub pour nous et de notre côté, nous allons essayer d’aller rouler chez eux. Nous vous tiendrons au courant dans les prochains jours.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Location Bar-à-Thym 2019

La gérance a été reprise par la commune. La location se déroule sur le week-end complet, il faudra louer la salle 250 euros quand on tiendra le bar. Lorsque l’on ne le tient pas, le comité de jumelage le tient et on ne paye rien.

Etant donné que nous ne louons jamais le chapiteau, la commune nous donne la salle pour rien un week-end sur la saison.

Au niveau de nos randonnées, la GG et la Vallonnée, nous ne payerons rien. Nous laisserons le comité de jumelage gérer le bar. Pour l’AEC, ce serait notre week-end gratuit.

Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

Jacques C.: RAS

Pascal: Sortie du 1er mai – Mons ou Vaux-sur-Chèvremont.

Jacques F.: RAS

Guy: RAS

René: Jean-Claude a reçu un courrier de remerciement concernant le don des inscriptions de la GG et de la MR à la sclérose en plaques.

Martial: RAS

Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 22h00.

Pour le Conseil d’Administration : Martial POOS

Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Martial POOS, 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL

Vaux-sur-Sûre, le 15 mars 2018

Administrateurs présents: René GODFRIND, Guy GUEIBE, Jacques CHARNEUX, Martial POOS, Simon DEMOULIN et Jacques FLASSE

Administrateur(s) excusé(s): Pascal ARCHAMBEAU, Jean-Claude LEJEUNE

Invité(s): Yannick DUFOUR et Eddy VIEUXTEMPS

La séance est ouverte à 19h50

ORDRE DU JOUR:

1. Mot du président

René demande des éclaircissements à Simon concernant son manque d’implication au sein du CA de Vélo-Passion, et notamment concernant son poste de secrétaire. De plus en plus de membres du Club et du CA se posent des questions

Simon confirme les faits et explique que, suite à une promotion sur le plan professionnel, il ne peut plus assurer ce poste. Toutefois, il reste intéressé par un poste au Conseil d’Administration.

Le CA cherche donc un nouveau secrétaire pour terminer l’année en cours (avant les prochaines élections).

Ordre du jour n°1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Préparation de la Gilbert Guillaume et Marc Ronvaux 2018

Les autorisations aux communes ont été envoyées et le memento de l’organisation est
en ordre.

Chaque responsable contactera personnellement les membres qui ont un poste de
travail le 31 mars.

Jacques Flasse propose de donner ses proportions pour la soupe à l’oignon à Françoise.

Ordre du jour n°2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3. Distribution des casques Vélo-Passion

Comme convenu lors de la dernière réunion, les casques aux couleurs de Vélo-Passion
seront distribués lors de notre organisation du 31 mars.

Martial enverra un email aux membres du club pour annoncer que la distribution se fera soit lors de l’inscription du matin entre 7h30 et 8h15, ou au retour l’après-midi.

Le prix du casque sera inclus dans le système du virement caution pour le prochain
cycle de 3 ans.

Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. Répartition des flyers AEC 2018

Les Flyers commandés ont été reçus. René a déjà réalisé différentes livraisons (Andy Schleck, Flandres, Chantal, …).

Un email a été envoyé également à Jacques Mignon pour lui demander s’il peut en distribuer du côté d’Anvers (vélocistes, randonnées).

Certains membres du CA reprennent le reste des flyers afin de les dispatcher dans divers magasins et vélocistes de la région.

Ordre du jour n°4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Préparatifs administratifs AEC

Le remplissage des bidons d’eau à Esch-sur-Sûre pose problème. En effet, aucun accès extérieur n’est prévu pour remplir les jerrycans. Le seul robinet adossé au local « toilettes » est rouillé et inexploitable.

Une première solution est de prévoir un membre supplémentaire au ravitaillement pendant la période de rush. Ce dernier ne prendrait en charge que cette partie du ravitaillement.

Une autre solution serait d’acheter des bidons plus grands afin de faciliter la fluidité du remplissage d’eau.

Troisième possibilité : contacter Eric Dziechciarek pour voir si, de son côté, il n’aurait pas l’opportunité de trouver des jerrycans de plus grande capacité au boulot.

Enfin, Guy se rendra à Esch pour chercher un éventuel particulier où l’on pourrait remplir plus facilement les bidons.

Les différentes pistes seront débattues lors de la prochaine réunion. Une décision devra être prise.

Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

René :

Puisque Simon décide de ne plus se charger du secrétariat, ce serait bien qu’un membre ayant déjà effectué cette tâche reprenne jusque fin d’année. René propose à Martial de reprendre le poste de secrétaire jusque fin novembre 2018. Demande acceptée.

Le CA a décidé d’acheter un PC neuf pour l’encodage des randonnées. Ceci permettra la mise à jour automatique de la liste des membres FFBC avant chaque randonnée.

Ne faudrait-il pas envisager la suppression de la journée Gilbert Guillaume ? Le Club rencontre, en effet, de plus en plus de difficultés avec l’Audax (communes, sécurité, police, …). On conserverait la journée Marc Ronvaux au lendemain de l’Ardennes-Eifel

Avantages : meilleure météo, utilisation du traçage du circuit vers Libramont de l’AEC. Gain en postes de travail tout en maintenant le don vers la Sclérose en plaque. De plus, beaucoup de néerlandophones cherchent une randonnée le lendemain comme décrassage.

Inconvénients : Location de la salle ? Conflit avec d’autres randonnées ?

René souhaite que les membres du CA y réfléchissent pour la prochaine réunion.

Martial:

Certains membres ne sont pas en ordre, aussi bien concernant les postes de travail que les randonnées en 2017. Il se charge de les contacter afin de les motiver à rattraper le « retard ».

Quid des membres roulant avec un autre équipement ? En effet, lors du Télévie,
certains membres roulaient avec d’autres couleurs que celles du Club. Les sponsors offrent les équipements, veillons à les porter !

Le CA souhaite sensibiliser les membres afin qu’ils portent au minimum une touche « Vélo-Passion » lors des sorties extérieures. Ne fut-ce que le coupe-vent qui est offert tous les trois ans…

Martial indique que le CA met, à disposition des membres, des documents complétés
et signés concernant le remboursement des mutuelles, tous ces document se trouvent au local du Club.

Jacques:

Propose une nouvelle façon de solliciter les membres s’ils ont quelque chose à dire … avec anonymat garanti afin que le nom des personnes ne soit pas divulgué.

Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 21 h 50.

Pour le Conseil d’Administration :

Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Simon DEMOULIN, 20 Chevaudos à 6860 Léglise – 063/67.58.51